A belügyminisztérium állásfoglalása az egyetem iratkezelési gyakorlatáról

7

A Semmelweis Egyetemen 2016. január 1-jén bevezetett irat- és küldeménykezelési rendszerrel kapcsolatosan érkezett megkeresések indokolták, hogy a Semmelweis Egyetem kancellárja az egyetemtől független iratkezelési felügyelethez, a Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályához fordult állásfoglalást kérve a központi levelezési címre érkező „névre szóló” küldemények kialakult gyakorlatának felülvizsgálata kapcsán.

A Semmelweis Egyetem kancellárja a Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályához fordult, az egyetemi iratkezelési és küldeménykezelési rendszer felülvizsgálatát kérve. Kérte, hogy a minisztérium különösen térjen ki annak felülvizsgálatára, hogy az egyetem központi levelezési címére érkező küldemények, amelyeken név szerepel, de ugyanakkor szerepel a Semmelweis Egyetem vagy az egyetem valamely szervezeti egységének megnevezése és a Központi Postázóban bontásra kerülnek, az egyetem hivatalos küldeményeinek tekintendőek-e vagy ezek a küldemények a címzettek magánlevelei és bontásukkal sérülnek a címzettek személyes adatai.

A Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya áttekintette az egyetemen 2016. január 1-jével kialakított és azóta működő iratkezelési gyakorlatot és megküldte hivatalos álláspontját:

„A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005 (XII.29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 28. § (3) pontja értelmében „A névre szóló küldemények kezeléséről a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata rendelkezik.” Ennek megfelelően az Egyetem Iratkezelési Szabályzatában tételesen felsorolja, hogy mely küldemények nem bonthatóak és/vagy zártan kezelendőek. A fentiekben foglaltakra figyelemmel az egyetem iratkezelési gyakorlata a Korm.rendeletben foglalt előírásoknak megfelel.”

A Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya a felülvizsgálat keretében megállapította, hogy az egyetem iratkezelési eljárása során a bontás gyakorlata a jogszabályi előírásoknak megfelel.

A Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya emellett javaslattal élt a Semmelweis Egyetem kancellárja felé, hogy a magáncélú levelezések mellőzésére hívja fel az egyetem munkatársainak figyelmét.

Összhangban a Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályának hivatalos álláspontjával, a Semmelweis Egyetem kancellárja felhívja a Semmelweis Egyetem valamennyi munkatársa figyelmét az egyetem iratkezelési szabályzatában foglaltaknak betartására.

A központi levelezési címre érkező küldemények az Egyetem hivatalos ügyének minősülnek. Magáncélú levelezésre ne a Semmelweis Egyetem levelezési címe kerüljön elérhetőségi címként külső partner részére megadásra. Amennyiben ez mégis elkerülhetetlen, úgy abban az esetben a küldemény kezelésére a Központi Postázóban az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően kerül sor. Az Egyetem központi címének elérhetőségként való megadásakor szükséges a feladó tájékoztatása, hogy mely – Iratkezelési Szabályzatban is feltüntetett – megkülönböztető jelzés használata esetén nem történik meg a küldemény Központi Postázóban történő bontása.

Dr. Kovács Zsolt főigazgató – Jogi és Igazgatási Főigazgatóság
Fotó: Kovács Attila – Semmelweis Egyetem 

Fontos, hogy a portál nyitott legyen, a legkülönfélébb vélemények és híreknek is legyen helye. Nézettségeddel támogatod az alternatív hírek és vélemények fenntartását is, kikerülve a közösségi média által cenzurált vagy irányított híreket. Portálon publikálhatsz te is cikkeket a legkülönfélébb témákban. Naponta több ezer olvasónk van, így biztosan neked is jól jönne némi forgalom. Mivel mi Nonprofit jelleggel működtetjük ezt a portált, kérlek iratkozz fel és minden információt el fogunk neked küldeni, hogy támogathass bennünket!

Légy részese egy újfajta online publikációs szemléletmódnak. Használd ki a szabadság erejét amelyet az internet biztosít neked még. Oldalainkat a google indexeli, így késöbbiekben is fellelhetőek lesznek a cikkeid, továbbá erősítik a piaci poziciódat a linkerőnkkel. 

Válaszd portálunkat még ma, értesülj a legújabb fejleményekről, legyen szó Sport, Gazdaság, Politika, Rendőrségi hírek vagy más fontos tudományos vagy testi -lelki egészség témában.

Köszönjük hogy elolvastad!